Datenschutzerklärung für das Intranet der Bibliothek Peißen

 

Stand: Juni 2025

 

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung des Intranets der Bibliothek Peißen unter www.bibliothek-peissen.de/intranet.

Das Intranet basiert auf Nextcloud und wird sowohl für interne Arbeitsabläufe als auch für öffentlich zugängliche Funktionen wie Terminbuchungen und Umfragen genutzt.

 

2. Verantwortlicher

Bibliothek Peißen

Anschrift: Gewerbehof 1, 06188 Landsberg OT Peißen

Tel: 0345 5664 7802

E-Mail: kontakt@bibliothek-peissen.de

Website: www.bibliothek-peissen.de

 

Trägerverein der Bibliothek Peißen ist der

Bürger für Peißen e.V. 

Vorsitzende: Micaela Gabriel-Zeuner

Anschrift: Gewerbehof 1, 06188 Landsberg OT Peißen

E-Mail: ⤤ info@bfp-ev.de

Website: ⤤ bfp-ev.de

Eingetragen im Vereinsregister Stendal VR 2111

 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist die Bibliothek Peißen.

 

3. Zweck der Datenverarbeitung

a) Interne Nutzung (zugangsbeschränkt)

Registrierte Nutzer:innen (z. B. Mitarbeitende) können folgende Funktionen nutzen:

• Dienstplanung
  Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichten und Abwesenheiten.
• Kommunikation (Talks)
  Einzel- und Gruppenchats, Benachrichtigungen.
• Dateiverwaltung und persönlicher Speicherplatz
  Persönliche Dateiablage. Der IT-Support kann bei begründetem Bedarf auf Inhalte zugreifen, z. B. zur Fehleranalyse.
• E-Mail-Kommunikation
  Nutzung eines integrierten Mail-Clients für dienstliche Zwecke.

 

b) Öffentlich zugängliche Anwendungen

 

Appointments (Terminbuchung)

Zur Vereinbarung von Gesprächsterminen mit der Bibliothek können Nutzer:innen über die App Appointments online Termine buchen.

Dabei werden je nach Konfiguration folgende personenbezogene Daten erhoben:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• ggf. Anlass oder Nachricht zum Termin.

Zweck: Die Daten dienen ausschließlich der Planung und Durchführung des gebuchten Termins.
Speicherdauer: Die Daten werden nach Durchführung des Termins und Ablauf etwaiger Rückfristen gelöscht.
Hinweis: Die Eingabe dieser Daten erfolgt freiwillig. Eine Buchung ohne diese Angaben ist ggf. nicht möglich. Weitere Hinweise finden Sie ggf. direkt in der Terminbuchungsmaske.

 

Polls (Umfragen)

Über die App Polls können öffentliche oder interne Umfragen zur Terminfindung oder Entscheidungsunterstützung durchgeführt werden.

Dabei können Sie freiwillig personenbezogene Angaben (z. B. Name, Kommentar) machen.

Hinweis: Bei öffentlich freigegebenen Umfragen sind die Einträge ggf. für andere Teilnehmer:innen sichtbar. Bitte geben Sie nur dann personenbezogene Daten ein, wenn Sie der Veröffentlichung zustimmen. Weitere Hinweise finden Sie direkt im jeweiligen Umfragetext.

 

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung dienstlicher Abläufe
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – auf Grundlage freiwilliger Einwilligung bei Formularnutzung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung berechtigter Interessen, z. B. IT-Sicherheit, Support

 

5. Verarbeitete Datenkategorien

• Nutzerkennungen (Name, Benutzername)

• Kontaktdaten (E-Mail-Adresse)

• Inhalte aus Terminformularen, Umfragen, Chatverläufen

• Systemdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt der Nutzung)

• Dateiinhalte (bei Upload)

• E-Mail-Inhalte (bei Nutzung der E-Mail-Funktion)

 

6. Hosting und Empfänger

Das Intranet wird gehostet bei:

 

helloly GmbH
Rainerstrasse 25
4020 Linz
Österreich

Serverstandort: EU

 

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO liegt vor.

 

Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn gesetzlich vorgeschrieben oder ausdrücklich eingewilligt.

 

7. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck notwendig sind oder gesetzliche Fristen dies erfordern. Nach Ablauf der Fristen erfolgt eine Löschung oder Anonymisierung.

 

8. Cookies und lokale Speicherung

Beim Zugriff auf das Intranet werden technisch notwendige Cookies verwendet, z. B. zur:

• Sitzungsverwaltung (Login/Logout),
• Identifizierung authentifizierter Nutzer:innen,
• Vermeidung von Cross-Site-Request-Forgery (CSRF),
• Speicherung von Anzeigeeinstellungen.

Es werden keine Tracking- oder Drittanbieter-Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an funktionaler Systembereitstellung)

 

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

 

Bitte wenden Sie sich hierfür an:
E-Mail: kontakt@bibliothek-peissen.de

 

10. Sicherheit

Die Bibliothek Peißen schützt personenbezogene Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, z. B.:

• verschlüsselte Verbindungen (HTTPS),
• rollenbasierte Rechtevergabe,
• regelmäßige Updates,
• Serverstandorte innerhalb der EU.

 

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, um sie an technische oder rechtliche Entwicklungen anzupassen. Die aktuelle Fassung finden Sie unter: https://www.bibliothek-peissen.de/datenschutzhinweise/datenschutzhinweise-intranet